Zatrudnienie pierwszego pracownika to dla wielu przedsiębiorców moment przełomowy – i zarazem pierwsza poważna konfrontacja z rozbudowanymi przepisami prawa pracy. Kolejne etapy rekrutacji i nawiązania stosunku pracy wiążą się z wieloma formalnymi obowiązkami, których niedopełnienie może skutkować sankcjami ze strony Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) lub Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS).
Ogłoszenie o pracę i obowiązki antydyskryminacyjne
Pracodawca ma pełną swobodę formułowania ogłoszenia o pracę, jednak musi przestrzegać zasady równego traktowania. Ogłoszenie nie może zawierać wymagań dyskryminujących ze względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, religię, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie ani orientację seksualną. Wskazanie wymaganego „doświadczenia” jest dopuszczalne, natomiast wskazanie konkretnego wieku lub płci – co do zasady – nie.
Badania lekarskie i szkolenie BHP przed dopuszczeniem do pracy
Przed dopuszczeniem nowego pracownika do pracy pracodawca jest zobowiązany skierować go na wstępne badania lekarskie do lekarza medycyny pracy. Pracownik może zostać dopuszczony do pracy dopiero po uzyskaniu orzeczenia o braku przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku. Jedynym wyjątkiem jest sytuacja, gdy pracownik podejmuje tę samą lub podobną pracę na takim samym stanowisku co poprzednio, a orzeczenie medyczne jest aktualne i wydane przez lekarza medycyny pracy.
Równolegle z badaniami lub tuż po nich pracodawca zobowiązany jest przeprowadzić szkolenie BHP przed dopuszczeniem do pracy. Szkolenie wstępne składa się z instruktażu ogólnego i instruktażu stanowiskowego. Dopiero po jego ukończeniu i podpisaniu przez pracownika karty szkolenia BHP można go formalnie dopuścić do wykonywania obowiązków.
Umowa o pracę – forma i terminy
Umowa o pracę powinna być zawarta na piśmie. Jeżeli nie doszło do jej zawarcia na piśmie, pracodawca jest zobowiązany potwierdzić pracownikowi na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy i jej warunków najpóźniej w dniu, w którym pracownik ma podjąć pracę. Umowa powinna zawierać: strony umowy, rodzaj umowy (o pracę na czas nieokreślony, określony, na okres próbny), datę zawarcia, warunki pracy i wynagrodzenia (w tym wymiar czasu pracy i miejsce wykonywania pracy).
Zgłoszenie do ZUS i US
W ciągu 7 dni od powstania obowiązku ubezpieczeń (czyli od pierwszego dnia pracy pracownika) pracodawca musi zgłosić go do ZUS na formularzu ZUS ZUA (jeśli pracownik podlega wszystkim ubezpieczeniom) lub ZUS ZZA (jeśli podlega wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu). Zgłoszenia dokonuje się przez PUE ZUS lub program Płatnik. Pracodawca jako płatnik składek musi być wcześniej zarejestrowany w ZUS na formularzu ZUS ZPA.
Pracownik powinien również przekazać pracodawcy oświadczenie PIT-2, które upoważnia zakład pracy do stosowania kwoty zmniejszającej podatek przy obliczaniu zaliczek na podatek dochodowy. Od 2023 roku pracownik może złożyć to oświadczenie u więcej niż jednego pracodawcy, wskazując odpowiednie frakcje kwoty zmniejszającej.
Dokumentacja pracownicza i akta osobowe
Pracodawca jest zobowiązany prowadzić dokumentację pracowniczą w postaci akt osobowych i dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy (ewidencja czasu pracy, listy płac, karty wynagrodzeń). Akta osobowe składają się z czterech części: A (dokumenty zgromadzone przed nawiązaniem stosunku pracy), B (dokumenty z okresu zatrudnienia), C (dokumenty związane z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy) i D (odpisy zawiadomień o ukaraniu). Dokumentacja może być prowadzona w formie papierowej lub elektronicznej.
Podsumowanie
Prawidłowe przeprowadzenie procesu rekrutacji i dopełnienie obowiązków przy zatrudnieniu nowego pracownika chroni przedsiębiorcę przed sankcjami prawnymi i finansowymi. Najczęstsze uchybienia stwierdzone przez PIP to brak skierowania na badania lekarskie, niedopełnienie obowiązku szkoleniowego BHP i opóźnienia w zgłoszeniu do ZUS. Systematyczne przestrzeganie procedur od pierwszego dnia zatrudnienia to podstawa bezpiecznego prowadzenia firmy.