Dofinansowanie szkoleń pracowników ze środków publicznych to możliwość, z której korzysta wciąż zbyt mało polskich MŚP. Tymczasem system wsparcia – w szczególności za pośrednictwem Bazy Usług Rozwojowych (BUR) – oferuje realne oszczędności sięgające nawet 80% kosztu szkolenia, bez skomplikowanej procedury aplikacyjnej.

Baza Usług Rozwojowych – jak działa system

Baza Usług Rozwojowych (BUR) to platforma internetowa prowadzona przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości (PARP), na której zarejestrowane są tysiące usług szkoleniowych i doradczych oferowanych przez akredytowanych dostawców. Przedsiębiorca, który chce skorzystać z dofinansowania, wybiera usługę w BUR, zawiera z dostawcą umowę wsparcia, uczestniczy w szkoleniu, a następnie składa wniosek o rozliczenie do podmiotu odpowiedzialnego za dystrybucję środków (najczęściej Operatora lub urząd marszałkowski).

System BUR funkcjonuje na poziomie regionalnym – każde województwo ma własnych operatorów i odrębne regulaminy naboru. Oznacza to, że poziom dofinansowania, kryteria kwalifikowalności i wymagane dokumenty mogą się różnić w zależności od lokalizacji firmy.

Kto może skorzystać z dofinansowania szkoleń

Z dofinansowania szkoleń przez BUR mogą korzystać mikro, małe i średnie przedsiębiorstwa (spełniające definicję MŚP zgodnie z rozporządzeniem UE nr 651/2014). Warunkiem jest prowadzenie działalności gospodarczej i zatrudnianie pracowników. Dofinansowaniu podlegają szkolenia dla pracowników – zarówno na umowie o pracę, jak i niekiedy na umowach cywilnoprawnych, w zależności od regulaminu danego naboru.

Warto podkreślić, że właściciele firm i osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą mogą w wielu województwach korzystać z dofinansowania szkoleń dla siebie – pod warunkiem spełnienia wymogów kwalifikowalności określonych przez Operatora.

Dokumenty wymagane do rozliczenia wsparcia

Rozliczenie dofinansowanego szkolenia wymaga kompletnej dokumentacji. Standardowo Operator wymaga: podpisanej umowy wsparcia z dostawcą usługi, potwierdzenia zatrudnienia pracownika (kopia umowy o pracę lub zaświadczenie), listy obecności potwierdzającej uczestnictwo, faktury VAT lub rachunku wystawionego przez dostawcę, a w niektórych przypadkach – wyników ankiety oceniającej usługę lub raportu z efektów szkolenia.

Brak któregokolwiek z wymaganych dokumentów może skutkować odmową refundacji. Dlatego przed przystąpieniem do programu należy dokładnie zapoznać się z regulaminem danego naboru i przygotować kompletną dokumentację jeszcze przed szkoleniem.

Krajowy Fundusz Szkoleniowy jako uzupełnienie BUR

Poza BUR pracodawcy mogą ubiegać się o dofinansowanie szkoleń z Krajowego Funduszu Szkoleniowego (KFS). KFS jest administrowany przez powiatowe urzędy pracy i skierowany do pracodawców zamierzających inwestować w kształcenie ustawiczne pracowników. W 2026 roku priorytetami KFS są m.in.: szkolenia związane z branżami strategicznymi (w tym technologie cyfrowe, efektywność energetyczna), wsparcie dla pracowników w wieku 45+, szkolenia dla pracowników zagrożonych utratą pracy.

Podsumowanie

Dofinansowanie szkoleń pracowników przez BUR i KFS to dostępny i stosunkowo prosty instrument wsparcia dla MŚP. Wymaga pewnego nakładu pracy administracyjnej, ale oszczędności są realne i istotne. Przedsiębiorcy, którzy systematycznie korzystają z tych form wsparcia, obniżają koszty podnoszenia kwalifikacji pracowników i budują bardziej kompetentne zespoły bez proporcjonalnego wzrostu wydatków na HR.